Universidad del Atlántico Recibe Informe de Auditoría del MEN

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Universidad del Atlántico Recibe Informe de Auditoría del MEN

 

En cumplimiento de su misión de inspección y vigilancia, el Ministerio de Educación Nacional realizó la auditoría anual a la Universidad del Atlántico, del 11 al 13 de julio de 2016, en la que se revisaron todas las áreas de la gestión universitaria. Durante esa inspección la universidad entregó toda la documentación y soportes requeridos.

Se recibió el informe el 13 de septiembre de 2016, en el que se da a conocer a la dirección de la Universidad los resultados. Dichos resultados están clasificados en dos categorías: hallazgos y observaciones. El documento del Ministerio informa de 13 hallazgos, sobre los cuales la universidad prepara en este momento una respuesta completa para subsanarlos, dentro de los plazos de ley.

En el documento de 57 páginas se evaluó el 2015 y el primer trimestre del 2016. De todos los temas, se destacan los siguientes:

1)     El informe señala que "la contabilidad de la Universidad no presenta la información real de la institución, dado que se encuentra en proceso de depuración, como lo fue manifestado en declaración libre por parte de la contadora de la institución".

Los cierres contables se hacen conforme a las normas de contabilidad, generalmente aceptadas y avaladas por la Contaduría General de la Nación; la Universidad cuenta con un software contable no actualizado y para subsanar esta situación, la unidad financiera del alma mater se encuentra en proceso de implementación de un software contable que entrará en operación el primero de enero de 2017, en concordancia con la transición al nuevo marco normativo, en cumplimiento de la Resolución No. 533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación.

2)         El Ministerio detectó "falta de documentos soportes para registro y reconocimiento de los hechos económicos de la institución". Sobre las cuentas de balance, agrega que "en los libros contables el saldo de estas cuentas asciende a $45.820 millones, mientras en los extractos bancarios los saldos reales son de $27.985 millones, lo que refleja una inconsistencia de $17.385 millones".

La Universidad con base en la Resolución No. 357 de 2008, expedida por la Contaduría General de la Nación en la que establece “Depuración contable permanente y su sostenibilidad – las entidades contables públicas cuya información contable no refleje la realidad financiera, económica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública”. Conforme a esta directriz, la Universidad creó el Comité Técnico de sostenibilidad contable mediante Resolución No. 980 de 2011, desde su creación se ha adelantado un trabajo de revisión y depuración de todas las cuentas del balance, ya que muchas de estas no mostraban la realidad de los hechos económicos de la Institución, dado a:

  • La Falta de registros en los libros contables de la universidad de años anteriores a la reestructuración administrativa y posterior años 2007, 2008 y 2009.
  • Falta de documentos soportes para registro y reconocimiento de los hechos económicos de la Universidad anteriores a la reestructuración administrativa y posterior años 2007, 2008 y 2009.
  • El registro de saldos globales denominados “migración año 2007” que no presentan movimientos simplemente saldos.
  • Falta de conciliaciones bancarias que reflejaran la realidad de años anteriores a la reestructuración administrativa y posterior años 2007, 2008 y 2009.

 

En reunión de fecha 9 de octubre de 2015 se reunió el Comité de Sostenibilidad quien avaló los  ajustes para llevar a saldos reales dicha información, es decir a fecha de hoy las cuantas de banco quedaron debidamente depuradas.

3)    Con base en lo reseñado en el documento, Uniatlántico "no tiene manuales de procedimientos que regulen procesos de cobro de cartera, manejo de tesorería, control y elaboración de presupuestos, control y manejo de la propiedad, planta y equipo ni las políticas para adquisición, registro y para dar de baja los activos fijos entrados en desuso o deterioro, limitando la eficacia y capacidad de la institución para recaudar los dineros pendientes de cobro, proteger sus recursos y darle confiabilidad a los registros de sus operaciones".

Verificando el Sistema Integral de Gestión, dentro del software ISOLUCIÓN, pueden constatar que en el Mapa de Procesos de nuestro Sistema de Calidad está el proceso Financiero, CAR-GF-001, con su respectivo ciclo PHVA, detallando las actividades necesarias del proceso con su respectivas entradas y salidas de productos necesarios para la gestión y resultados de sus indicadores.

Dentro de los documentos regulados están los procedimientos e instructivos estandarizados con sus registros para las áreas contables, presupuestales y de tesorería exigidas por las normas de calidad.

Nuestro Sistema Integral de Gestión acaba de recibir la auditoria de Renovación del certificado de calidad por ICONTEC, en ISO:9001 y NTC:GP:1000, en agosto 11 al 13 de  2016, con resultados positivos para el próximo periodo. 

Actualmente tenemos contratada una firma especializada para el diseño y elaboración de políticas contables con base en el nuevo marco normativo de Información Contable en cumplimiento de la Resolución No. 533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación.

4)    De acuerdo con el informe de MinEducación, al cierre del año 2014, "la institución no cumplió con la ejecución del recaudo de sus ingresos, la cual alcanzó un porcentaje de cumplimiento total del 89,42% (...) De igual forma, a corte 30 de junio de 2015 la institución presenta una baja ejecución del recaudo de sus ingresos, la cual se encuentra en un 39,62%".

Este hallazgo fue superado, ya que a corte 31 de diciembre de 2015 la Universidad cerró con un porcentaje de ejecución de ingresos del 110% y de gastos del 74%,  hasta agosto de 2016 los ingresos va en 66% y el gasto en 52%, con el Comité de Vigilancia y la Promotora del Acuerdo de Reestructuración de Pasivos, se plantearon acciones de mejora, para cerrar con un presupuesto sin déficit  en 2016.

La Universidad del Atlántico trabaja de forma permanente en su proceso de mejoramiento continuo para lograr niveles altos de calidad, con la adquisición de software y hardware y en capacitación del talento humano con el fin de modernizar la gestión universitaria, de acuerdo al plan estratégico 2009-2019 y aprovecha las evaluaciones de entes externos como el Ministerio de Educación, la Contraloría del Departamento del Atlántico, Contraloría General de la  Nación y la Contaduría General de la Nación para incorporarlos a los planes de mejoramiento de la Institución.

 

Anexo: Entrevista Jefe Dpto. Gestión Financiera

 

 

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