Artículo 1. Adoptar la política y procedimiento para el tratamiento y protección de datos personales de los miembros de la comunidad universitaria de la Universidad del Atlántico, entendiendo por estos a los estudiantes, docentes, egresados, empleados, y contratistas de la institución; de igual forma se asimilarán como usuarios de la presente política a, los visitantes, conferencistas, proveedores y exempleados que registren su información personal en las bases de datos de la institución, de conformidad con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Artículo 2. OBJETO. Garantizar la protección de los datos personales datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el desarrollo de las actividades académicas, culturales, financieras y otras, de la comunidad universitaria de la Universidad del Atlántico, que reposen en las bases de datos, redes sociales y archivos de tal manera la Universidad proporcionará los medios para garantizar y no vulnerar los derechos de la privacidad, la intimidad personal y el buen nombre, de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política.

Artículo 3. DEFINICIONES. Para efectos de la presente política, se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Artículo 4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. La Universidad del Atlántico acudirá para el desarrollo, interpretación y aplicación de su Política de Protección de datos a los siguientes principios, a los cuales se:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en esta ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, La Universidad del Atlántico se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron solicitados o almacenados; la Rectoría, las Vicerrectorías, Secretaría, Direcciones, Facultades, Unidades, Áreas, Divisiones, Secciones, y otras unidades organizacionales, deberán informar previamente al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, ser actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la Universidad del Atlántico, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: La Universidad del Atlántico tiene el compromiso de garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Artículo 5. DATOS SENSIBLES. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Artículo 6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Artículo 7. DATOS BIOMÉTRICOS. Los datos biométricos son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único e irrepetible del resto de la población. Los sistemas informáticos en los que se mide algún dato biométrico, como parte del proceso de identificación y/o autentificación de una persona, son conocidos como sistemas de seguridad biométrica.

Algunos tipos de datos biométricos más conocidos son:

a) Las huellas dactilares
b) Reconocimiento de cara
c) Reconocimiento de iris (ojos)
d) Geometría de Mano
e) Reconocimiento de voz
f) Firma manuscrita
g) Dinámica de tecleo
h) Análisis gestual
i) Análisis del ADN

Artículo 8. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

a) Responder y respetar el interés superior de los menores.
b) Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Artículo 9. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Universidad como responsable y encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, en los casos de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que generen error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el propietario de los datos.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Universidad, salvo en los casos expresamente exceptuados en la Ley.

c) Ser informado por la Universidad previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Artículo 10. AUTORIZACIÓN DE TITULARES. Los Titulares de datos personales podrán dar su Autorización a la Universidad del Atlántico para el Tratamiento de sus datos, a través de cualquier medio, que pueda ser objeto de consulta posterior.

La unidades organizacionales de la Universidad del Atlántico que requieran datos de un Titular, al momento de solicitar la autorización, deberán manifestarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, según se requiera en el que hacer académico, administrativo, financiero y acordes a la razón social de la Universidad

b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas requieran datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes

c) Los derechos que le asisten como Titular.

Artículo 11. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas (excluye datos biométricos como dato sensible).

Parágrafo: La Universidad del Atlántico, dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012

Artículo 12. DEBERES DE LA UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO. En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la Universidad del Atlántico cuando actúa como responsable del tratamiento de datos personales, los siguientes:

a) Garantizar al Propietario de los datos, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Rectificar y verificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar oportunamente lo pertinente a cada encargado del Tratamiento de información.

f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

g) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

h) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.

j) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo Bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Parágrafo: La Universidad del Atlántico en todo caso, dará aplicación al artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto sea aplicable y procedente.

Artículo 13. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DE TRATAMIENTO DE DATOS EN LA UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO. En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales se entiende por encargado de tratamiento de datos de la Universidad del Atlántico, a las vicerrectorías, unidades académicas, oficinas y demás dependencias de la Universidad del Atlántico que realicen el tratamiento de la población objeto de la presente política, y deben cumplir los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente política.

c) Actualizar la información reportada por la Universidad del Atlántico dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando algún Titular inicie alguno de los procedimientos estipulados en la presente política.

f) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

g) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo Bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 14. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS. En cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 los titulares o dueños de los datos que estén registrados en las bases de datos de la Universidad del Atlántico, podrán presentar solicitudes para consulta de los mismos en cualquier momento por medio del responsable y los encargados del tratamiento de la información.

El responsable o encargado del Tratamiento suministrará la información correspondiente o requerida dentro de los 10 días hábiles siguientes a la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (S) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La Universidad del Atlántico ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución en cabeza de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera con el apoyo de la Oficina de Jurídica, Control Interno, áreas Funcionales que manejan los Datos Personales de los Titulares.

La Vicerrectoría Administrativa estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico: habeasdata@mail.uniatlantico.edu.co

Artículo 15. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes legitimados que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la Universidad del Atlántico el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la Universidad del Atlántico por el correo electrónico habeasdata@mail.uniatlantico.edu.co con el asunto escribir la palabra Reclamo y en su contenido los datos del Titular como: el nombre, la identificación, el vínculo, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y anexando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado por el mismo medio.

b) Una vez recibido el correo habeasdata@mail.uniatlantico.edu.co con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiquetase mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 16. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES DE ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS.

La Universidad del Atlántico rectificará y actualizará, a solicitud del titular o sus causahabientes legitimados, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular enviará la solicitud al correo electrónico habeasdata@mail.uniatlantico.edu.co, indicando en el asunto la palabra “Petición” y en su contenido de la solicitud: actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

Artículo 17. PROCEDIMIENTO PARA LA REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello la Universidad del Atlántico pondrá a disposición       del Titular el recibo de su solicitud en el correo electrónico habeasdata@mail.uniatlantico.edu.co, es importante colocar en el asunto la palabra

“Revocatoria de la autorización” y/o “suspensión del dato”.

Si vencido el término legal respectivo, la Universidad del Atlántico, según fuera el caso, no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

Artículo 18. Con respecto a los artículos 14, 15, 16 y 17 en mención, en lo no previsto por la Ley 1581 de 2012, se aplicará lo previsto en la Ley 1755 de 2015 en lo pertinente.

Artículo 19. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS. El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, la Universidad del Atlántico aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

Artículo 20. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES. La Universidad del Atlántico en cumplimiento de la misión institucional de investigación extensión y en el ejercicio autónomo de proyección social en consideración de sus vínculos permanentes u ocasionales de carácter académico y administrativos con instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares. Para estas transferencias internacionales la Universidad del Atlántico tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo la aceptación y entendimiento que la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizadas para asuntos directamente relacionados con la Universidad del Atlántico y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la Universidad del Atlántico, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con la Universidad del Atlántico.

Artículo 20. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Dado en Puerto Colombia a los